เกี่ยวกับหน่วยงาน

ประวัติความเป็นมา

      งานประชุม  เป็นหน่วยงานหนึ่งในงานสารบรรณ กองกลาง สำนักงานอธิการบดี ซึ่งเดิมใช้ชื่อว่าหน่วยประชุมและพิธีการ ต่อมาสภามหาวิทยาลัยได้เห็นชอบให้ยกฐานะเป็น “งานประชุม” ตั้งแต่วันที่ ๒๕ กันยายน ๒๕๔๗
      หน้าที่ความรับผิดชอบ เดิม หน่วยประชุมและพิธีการ มีหน้าที่ดำเนินงานเกี่ยวกับการประชุมสภามหาวิทยาลัย คณะกรรมการส่งเสริมกิจการมหาวิทยาลัย คณะกรรมการยุทธศาสตร์เสริมสร้างกองทุนพัฒนาแม่โจ้ คณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย คณะกรรมการบริหารงานทั่วไป คณะกรรมการกองทุนพัฒนาแม่โจ้ คณะกรรมการกองทุนสำนักงานอธิการบดี และคณะกรรมการ อื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมาย ต่อมาสภามหาวิทยาลัยได้เห็นชอบให้จัดตั้งสำนักงานสภามหาวิทยาลัย เพื่อรองรับภารกิจด้านการประชุมสภามหาวิทยาลัย และกรรมการส่งเสริมกิจการมหาวิทยาลัย ตั้งแต่วันที่ ๒๕ เมษายน ๒๕๕๐ เป็นต้นมา
           ปัจจุบัน งานประชุมจึงมีภารกิจในการดำเนินการประชุมผู้บริหารระดับสูงของมหาวิทยาลัย มีแผนการดำเนินการที่ชัดเจน  มีการประสานงานกับหน่วยงานทั้งภายในและภายนอก ให้บริการในการสืบค้นมติที่ประชุม และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการประชุม โดยงานประชุมดำเนินการจัดประชุมคณะกรรมการชุดต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย ดังนี้
          - คณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย
          - คณะกรรมการกองทุนอุดหนุนพนักงานมหาวิทยาลัย
          - คณะกรรมการที่ประชุมรองอธิการบดี และผู้ช่วยอธิการบดี
          - คณะกรรมการพิจารณากลั่นกรองผู้มีคุณสมบัติสมควรได้รับปริญญากิตติมศักดิ์
          - คณะกรรมการสำนักงานมหาวิทยาลัย
          - สนม.ฟอรั่ม
          - คณะกรรมการบริหารกองกลาง
          - คณะกรรมการอื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมาย

รูปแบบการประชุม   
           ในอดีต...งานประชุมจะจัดทำแฟ้มเอกสารประกอบการประชุมด้วยกระดาษในการประชุมทุกคณะกรรมการ จนกระทั่ง ปี พ.ศ. ๒๕๔๘ ได้พัฒนาเป็นการจัดทำระเบียบวาระการประชุมด้วยโปรแกรม Power point และบันทึกลงแผ่น CD ส่งให้กรรมการก่อนการประชุมอย่างน้อย ๕-๗ วัน ต่อมา มหาวิทยาลัยได้มีนโยบายให้ทุกหน่วยงานนำระบบสารสนเทศมาใช้เพื่อลดขั้นตอนในการปฏิบัติงาน และได้มอบหมายให้งานประชุมร่วมกับศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ จัดทำระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-meeting) เพื่อช่วยปฏิบัติงานในการประชุมคณะกรรมการต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย ซึ่งสามารถลดปริมาณการใช้กระดาษ ลดระยะเวลาในการส่งข้อมูลให้คณะกรรมการก่อนการประชุมได้ทันตามกำหนด และกรรมการสามารถศึกษารายละเอียดเอกสารประกอบการประชุมผ่านระบบ e-meetingทั้งยังสนองนโยบายการประหยัดทรัพยากรและพลังงาน โดยระบบดังกล่าวได้ดำเนินการแล้วเสร็จในเดือนพฤษภาคม ๒๕๕๓
           งานประชุมได้จัดโครงการอบรมให้แก่ผู้ดูแลการประชุมระดับหน่วยงาน จำนวน ๒ ครั้ง และจัดโครงการซักซ้อมความเข้าใจและแลกเปลี่ยนเรียนรู้การใช้งานระบบ e-meeting ให้แก่ผู้ใช้ จำนวน ๒ ครั้ง เพื่อผลักดันให้หน่วยงานในมหาวิทยาลัยใช้ระบบ e-meeting อย่างต่อเนื่องและทั่วถึง
           พ.ศ. ๒๕๕๔ งานประชุมร่วมกับศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ ได้พัฒนาระบบให้สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการปรับรูปแบบการกรอกข้อมูล และสามารถแสดงสถิติการใช้งานระบบ e-meeting 
           พ.ศ. ๒๕๕๗ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ ได้พัฒนาให้ระบบ e-meeting สามารถแสดงบันทึกความเห็นในที่ประชุมแบบ Real time และให้ผู้ใช้ระบบกรอกจำนวนเอกสารที่นำเข้าสู่ระบบ เพื่อจัดทำสถิติที่สามารถลดปริมาณกระดาษ แสดงบนเว็บไซต์

           พ.ศ. ๒๕๕๘ ได้ขอความอนุเคราะห์จากศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ จัดทำระบบการติดตามการดำเนินงานตามมติที่ประชุม  เนื่องจากงานประชุม กองกลาง เป็นฝ่ายเลขานุการคณะกรรมการชุดต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย จึงมีภารกิจที่ต้องดำเนินการติดตามการดำเนินงานตามมติที่คณะกรรมการฯ ได้มอบหมายให้มีผู้รับผิดชอบดำเนินการ เพื่อรายงานให้มหาวิทยาลัยทราบเป็นระยะ ซึ่งขณะนี้อยู่ระหว่างการบันทึกการติดตาม  สามารถใช้สืบค้นได้ตั้งแต่ปี พ.ศ. ๒๕๕๙ เป็นต้นไป

การนำระบบสารสนเทศอื่น ๆ มาใช้ในการปฏิบัติงาน
๑.ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์  งานประชุมนำระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการปฏิบัติงาน เพื่อลดขั้นตอน ลดระยะเวลา และลดการใช้ทรัพยากรของมหาวิทยาลัย เช่น กระดาษ และงบประมาณในการจัดทำเอกสารการประชุมแต่ละครั้ง และอำนวยความสะดวกให้แก่กรรมการ สามารถเข้าศึกษาวาระการประชุมได้ทุกเวลา ทุกสถานที่ ซึ่งปัจจุบันมีหน่วยงานในมหาวิทยาลัยนำไปใช้ในการประชุมกว่า 20 หน่วยงาน สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการถ่ายเอกสารได้เป็นจำนวนมาก  และเป็นฐานข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมทั้งหมด  (ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์)
๒. ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์  งานประชุมได้นำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในการส่งเอกสารไปยังหน่วยงาน เช่น หนังสือเชิญประชุม แจ้งมติที่ประชุม รายงานการประชุม ฯลฯ เพื่อสนองนโยบายลดปริมาณกระดาษ ลดค่าใช้จ่าย ลดการสูญหายของเอกสาร ฯลฯ รวมถึงการนำระบบออกเลขหนังสือราชการ ซึ่งเป็นระบบหนึ่งในระบบ e-manage ของมหาวิทยาลัย มาใช้ในการออกเลขหนังสือราชการ
๓. ระบบฐานข้อมูลของที่ระลึก  ด้วยงานประชุม ได้รับมอบหมายให้ดูแลเรื่องการจัดทำของที่ระลึกมหาวิทยาลัย รวมถึงการเบิกจ่ายของที่ระลึกให้แก่หน่วยงานต่าง ๆ ดังนั้น เพื่อให้ข้อมูลการจัดทำและการเบิกจ่ายของที่ระลึกมีฐานข้อมูลที่สามารถสืบค้นได้ และพัฒนาเป็นการขอความอนุเคราะห์เบิกของที่ระลึกออนไลน์ในอนาคต จึงร่วมกับศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ จัดทำระบบฐานข้อมูลของที่ระลึกมหาวิทยาลัยขึ้น
๔. ระบบจองห้องประชุม  งานประชุมได้รับมอบหมายให้ดูแลการใช้งานของห้องประชุมส่วนกลาง ภายในอาคารสำนักงานมหาวิทยาลัย จำนวนทั้งสิ้น 4 ห้อง ประกอบด้วย ห้องประชุมสภามหาวิทยาลัย ห้องประชุมรวงผึ้ง ห้องประชุมพวงแสด ห้องประชุมสารภี และประชุมห้องรับรองแขก อีก 2 ห้อง คือ ห้องอินทนิล และห้องเสลา ดังนั้น เพื่อให้การจองห้องเป็นไปด้วยความเรียบร้อย ลดการใช้กระดาษ สะดวก รวดเร็ว จึงได้ร่วมกับกองเทตโนโลยีสารสนเทศ พัฒนาระบบการจองห้องประชุมขึ้น เพื่ออำนวยความสะดวกต่อผู้ขอใช้บริการทั่วทั้งมหาวิทยาลัย 
๕. ระบบฐานข้อมูลผู้ได้รับปริญญากิตติมศักดิ์ และศิษย์เก่าดีเด่นของมหาวิทยาลัย  งานประชุม กองกลาง ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการตามข้อบังคับมหาวิทยาลัยแม่โจ้ ว่าด้วยชั้น สาขาของปริญญา และวิธีการให้ปริญญากิตติมศักดิ์ พ.ศ. ๒๕๔๐ และฉบับที่ ๒ พ.ศ. ๒๕๔๓ เพื่อให้ได้มาซึ่งรายชื่อผู้สมควรได้รับปริญญากิตติมศักดิ์ เสนอที่ประชุมผู้บริหาร ก่อนเสนอสภามหาวิทยาลัย นั้น งานประชุมได้เก็บรวบรวมฐานข้อมูลรายชื่อฯ ตั้งแต่ปี พ.ศ. ๒๕๓๘ ในปัจจุบันจึงมีรายชื่อผู้ได้รับปริญญากิตติมศักดิ์จำนวนมาก ดังนั้น เพื่อให้ง่ายต่อการสืบคืนและการบันทึกฐานข้อมูล งานประชุมจึงขอความอนุเคราะห์จากศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ ร่วมกันจัดทำระบบฐานข้อมูลรายชื่อฯ และสามารถใช้สืบค้นได้ตั้งแต่ปี พ.ศ. ๒๕๕๙ เป็นต้นไป